구글 문서는 현대 업무 환경에서 필수 불가결한 도구입니다.
언제 어디서나 인터넷만 연결되면 작업이 가능하다는 점이 가장 큰 매력인데요.
타이핑하는 순간마다 자동으로 저장되기 때문에 저장 버튼을 누를 필요도 없습니다.
무료로 제공되는 강력한 기능들은 유료 프로그램 못지않은 성능을 자랑하는데요.
특히 여러 사람이 동시에 같은 문서를 편집하는 실시간 협업 기능은 팀 프로젝트에서 빛을 발휘합니다.
구글 독스라고도 불리는 이 도구는 Microsoft Word의 훌륭한 대안이 되고 있는데요.
오늘은 구글 문서를 제대로 활용하기 위한 주요 기능들을 하나씩 살펴보겠습니다.
구글 문서 번역으로 언어의 장벽 허물기
영상 출처 (kcomarticle)
구글 문서는 강력한 번역 기능을 내장하고 있어 별도의 번역 도구가 필요 없습니다.
상단 메뉴에서 ‘파일’을 클릭한 후 ‘언어’를 선택하면 원하는 언어를 설정할 수 있습니다.
더 강력한 방법은 전체 문서를 다른 언어로 번역하는 기능인데요.
‘도구’ 메뉴에서 ‘문서 번역’을 선택하면 새로운 번역된 문서가 자동으로 생성됩니다.
원본 문서는 그대로 유지되면서 번역본이 별도로 만들어지는 방식입니다.
부분적인 텍스트만 번역하고 싶다면 DeepL 브라우저 확장 프로그램을 활용하는 것도 좋은 방법입니다.
텍스트를 선택하고 DeepL 아이콘을 클릭하면 해당 부분만 빠르게 번역할 수 있습니다.
힌디어나 중국어 같은 문자를 입력하려면 ‘입력 도구 메뉴’를 활용하면 됩니다.
구글 문서 취소선으로 수정 이력 표시하기
영상 출처 (TechRelatedTips)
문서를 편집하다 보면 삭제하지 않고 취소선을 그어야 할 때가 있습니다.
특히 여러 사람과 공동 작업할 때 무엇이 변경되었는지 보여주는 효과적인 방법인데요.
그 방법은 매우 간단합니다.
먼저 취소선을 그을 텍스트를 마우스로 드래그하여 선택합니다.
상단 메뉴에서 ‘서식’을 클릭한 후 ‘텍스트’에 마우스를 올려놓으면 하위 메뉴가 나타나는데요.
여기서 ‘취소선’을 선택하면 선택한 텍스트에 가로선이 그어집니다.
더 빠른 방법은 키보드 단축키를 사용하는 겁니다.
Windows에서는 Alt+Shift+5를, Mac에서는 Command+Shift+X를 누르면 즉시 적용됩니다.
완료된 작업을 표시하거나 수정 전 내용을 보여주고 싶을 때 유용하게 활용할 수 있습니다.
구글 문서 각주로 참고 자료 명시하기
영상 출처 (refworks649)
구글 문서 각주 기능을 사용하면 본문을 어지럽히지 않고 참조 정보를 추가할 수 있습니다.
각주를 삽입하고 싶은 위치에 커서를 놓고 ‘삽입’ 메뉴를 클릭합니다.
드롭다운 메뉴에서 ‘페이지 요소’를 선택한 후 ‘각주’를 클릭하면 됩니다.
키보드 단축키를 선호한다면 Ctrl+Alt+F (Windows) 또는 Command+Option+F (Mac)를 누르세요.
각주가 추가되면 본문에는 작은 숫자가 표시되고 페이지 하단에 각주 내용을 입력할 수 있는 공간이 생깁니다.
구글 문서는 각주 번호를 자동으로 매겨주기 때문에 순서를 직접 관리할 필요가 없는데요.
각주의 글꼴이나 스타일을 변경하고 싶다면 페이지 하단의 각주 텍스트를 선택하여 서식을 지정하면 됩니다.
PDF 구글 문서 변환의 모든 것
사진 출처 (adobe)
완성된 문서를 PDF로 저장하거나 받은 PDF를 편집해야 하는 경우, 구글 문서를 활용할 수 있는데요.
상단 메뉴에서 ‘파일’을 클릭한 후 ‘다운로드’를 선택하면 여러 형식이 나타납니다.
여기서 ‘PDF 문서(.pdf)’를 선택하면 현재 문서가 PDF 파일로 다운로드됩니다.
용지 크기나 여백을 조정하고 싶다면 다운로드 전에 ‘파일 > 페이지 설정’에서 미리 설정하시면 됩니다.
반대로 PDF 파일을 구글 문서로 가져와 편집하는 것도 가능합니다.
구글 드라이브에 PDF 파일을 업로드한 후 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
‘연결 앱’ 메뉴에서 ‘Google Docs’를 선택하면 자동으로 편집 가능한 문서로 변환됩니다.
실시간 공동 작업으로 팀워크 높이기
사진 출처 (funissu)
구글 문서의 진정한 힘은 바로 실시간 협업 기능에 있습니다.
이제는 여러 사람이 동시에 문서를 편집하는 것이 당연해졌는데요.
문서를 공유하려면 오른쪽 위의 파란색 ‘공유’ 버튼을 클릭한 뒤, ‘사용자 및 그룹과 공유’ 입력란에 상대방의 이메일 주소를 입력합니다.
‘편집자’는 모든 내용을 수정할 수 있고, ‘댓글 작성자’는 내용에 의견을 달 수 있지만 직접 수정은 불가능합니다.
‘뷰어’는 문서를 읽기만 할 수 있어 중요한 자료를 안전하게 공유할 때 좋은데요.
화면 오른쪽 상단에서 현재 문서를 보고 있는 사람들의 프로필을 실시간으로 확인할 수 있습니다.
각 사용자의 커서 위치가 색깔로 구분되어 표시되므로 누가 어디를 편집하는지 한눈에 파악되는데요.
댓글(코멘트) 기능으로 신속하게 소통하기
텍스트를 선택하고 Ctrl+Alt+M (Mac은 Command+Option+M)을 누르면 즉시 댓글을 추가할 수 있습니다.
기호와 함께 이메일 주소를 입력하면 해당 사용자에게 알림이 전송됩니다.
변경 이력은 자동으로 저장되므로 ‘파일 > 버전 기록 > 버전 기록 보기’에서 이전 상태로 복원할 수 있습니다.
링크 공유 방식을 사용하면 이메일 주소 없이도 링크만으로 문서를 공유할 수 있습니다.
‘공유’ 버튼 아래 ‘링크 복사’ 옵션을 선택하면 URL이 클립보드에 저장됩니다.
생산성을 높이는 구글 문서 활용법
사진 출처 (google workspace)
지금까지 살펴본 기능들을 종합적으로 활용하면 업무 효율이 극적으로 향상됩니다.
번역 기능으로 언어 장벽을 허물고, 취소선으로 수정 과정을 투명하게 관리하세요.
각주를 통해 전문성을 더하고, PDF 변환으로 문서를 안전하게 보관할 수 있습니다.
무엇보다 실시간 공동 작업은 팀 프로젝트의 판도를 완전히 바꿔놓았습니다.
더이상 팀이나 팀원의 스케쥴에 맞춰 업무가 정체되는 경험을 하지 않아도 되는 환경이 된 것인데요.
위와 같은 기능을 얼마나 능숙히 활용하는지가 업무 능력과 효율성을 높이는 요소로 자리잡은 것입니다.
마치며
영상 출처 (IB9696)
오늘날, 구글 문서는 단순한 워드 프로세서를 넘어 협업의 플랫폼으로 진화했는데요.
더 이상 이메일로 문서를 주고받으며 버전을 관리할 필요가 없습니다.
모든 팀원이 항상 최신 버전의 문서를 볼 수 있기에 변경 사항도 곧바로 반영할 수 있는데요.
오프라인 작업이 필요하다면 설정에서 오프라인 액세스를 활성화하면 되며, 인터넷이 다시 연결되면 자동으로 동기화되어 클라우드에 저장됩니다.
모바일 앱을 활용하면 이동 중에도 문서 작업을 계속할 수 있습니다.
실제로 수많은 개인과 기업 분들이 업무 생산성을 높이기 위해 구글 독스를 적극적으로 활용하고 있습니다.
오늘 구글 문서를 열고 오늘 배운 기능들을 하나씩 시도해보시기 바랍니다.
